Analisis Jabatan: Definisi, Manfaat, Tujuan, dan Cara Menerapkannya

Apa Itu Analisis Jabatan?

Analisis jabatan adalah kegiatan pengumpulan informasi yang lengkap dan akurat mengenai jabatan yang ada dalam sebuah perusahaan. Dari hasil analisis tersebut, Anda bisa menyusun uraian lengkap dan terperinci mengenai setiap jabatan di perusahaan, seperti spesifikasi dan kualifikasi yang harus dipenuhi untuk mengisi posisinya.

Dalam melakukan analisis jabatan, Anda harus fokus pada pekerjaan yang dilakukan di dalam jabatan tersebut. Artinya, Anda tidak mengevaluasi orang yang memegang jabatan tersebut, termasuk hasil karya dan performa yang telah dilakukannya. Intinya, analisis jabatan tidak sama dengan analisis performa karyawan.

Ada beberapa bidang yang perlu dianalisis secara detail dalam analisis jabatan, yaitu tugas umum dan kegiatan yang dilakukan dan analisis lingkungan kerja yang berhubungan dengan jabatan tersebut. Dalam analisis tugas, Anda menilai tingkat kepentingan tugas, tingkat kesulitan, dan besarnya tanggung jawab yang diemban oleh pemegang jabatan. Sedangkan analisis lingkungan kerja mencakup lokasi dan kondisi tempat kerja, tingkat pengawasan, jadwal kerja, serta ada atau tidaknya insentif baik dalam bentuk moneter maupun non-moneter.

Apa Saja Manfaat Analisis Jabatan?

Analisis jabatan merupakan proses penting yang tidak boleh diabaikan dalam manajemen SDM. Pasalnya, analisis jabatan memberikan manfaat berikut ini.

1. Menyelesaikan Masalah Terkait Kepegawaian

Masalah seperti tumpang tindih tugas, ketimpangan beban kerja, atau kekurangan tenaga kerja terampil dalam suatu jabatan bisa diatasi dengan analisis jabatan. Anda belajar memahami tugas, tanggung jawab, dan persyaratan yang terkait dengan setiap jabatan dalam melakukan analisis jabatan sehingga bisa mengidentifikasi kekurangan atau kelebihan dalam struktur organisasi.

2. Sarana Promosi Jabatan yang Mulus

Pertimbangan untuk menaikkan jabatan karyawan sangatlah besar. Analisis jabatan membantu agar Anda memiliki keputusan yang tepat untuk mempromosikan karyawan. Pasalnya, analisis jabatan melibatkan informasi mengenai uraian jabatan yang jelas dan terinci sehingga Anda bisa mengidentifikasi kandidat potensial untuk dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi berdasarkan penilaian objektif dan terukur.

3. Penempatan Posisi Tenaga Kerja secara Adil

Penempatan posisi tenaga kerja yang adil tentu tidak lepas dari analisis jabatan. Melalui proses ini, Anda bisa memahami persyaratan dan tanggung jawab yang melekat pada setiap jabatan. Anda juga bisa memastikan agar setiap karyawan ditempatkan pada posisi yang sesuai dengan kualifikasi, kompetensi, dan pengalaman yang mereka miliki. Proporsi jabatan yang adil berguna dalam memberikan kesempatan yang sama bagi setiap karyawan untuk berkembang dan berkontribusi sesuai dengan potensi dan keahlian mereka.

4. Memberikan Evaluasi Organisasi Kepegawaian

Melalui analisis jabatan, perusahaan bisa melakukan evaluasi terhadap struktur dan efektivitas kepegawaian yang ada. Perbandingan antara uraian jabatan dan kinerja karyawan secara aktual berguna untuk mengidentifikasi kesenjangan antara ekspektasi dan realitas. Evaluasi ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan, perencanaan suksesi jabatan, atau mengatur ulang tugas dan tanggung jawab agar lebih sesuai kebutuhan.

Apa Saja Tujuan Analisis Jabatan?

Analisis jabatan dilakukan dengan berbagai tujuan, mulai dari rekrutmen dan seleksi, analisis performa, hingga pemberian kompensasi secara adil. Berikut penjelasan lengkapnya.

1. Mengadakan Proses Rekrutmen dan Seleksi Karyawan

Salah satu tujuan utama dari analisis jabatan adalah untuk mendukung proses rekrutmen dan seleksi karyawan. Perusahaan bisa mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja secara spesifik jika sudah mengetahui tugas, tanggung jawab, dan persyaratan yang terkait dengan setiap jabatan. Mereka bisa membuat profil jabatan dan kriteria seleksi yang tepat sehingga proses rekrutmen dan seleksi berjalan lebih efektif dan memperoleh calon karyawan yang sesuai dengan kebutuhan.

2. Menganalisis Performa Karyawan

Analisis jabatan juga bertujuan untuk menilai performa karyawan yang sudah dipekerjakan di dalamnya. Perbandingan antara uraian jabatan dengan hasil kerja aktual berguna sebagai evaluasi untuk mengetahui jika karyawan sudah mencapai tingkat kinerja yang diharapkan. Perusahaan pun bisa menentukan keberhasilan karyawan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.

3. Mengadakan Pelatihan dan Pengembangan Karyawan

Kegiatan pelatihan dan pengembangan tentu membutuhkan biaya dan waktu yang tidak sedikit. Oleh karena itu, dilakukan analisis jabatan untuk mengetahui program pelatihan yang dibutuhkan oleh karyawan. Anda bisa merencanakan dan mengimplementasikan program pelatihan yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan karyawan maupun perusahaan.

4. Menentukan Kompensasi yang Diberikan

Ketika hendak menentukan jabatan karyawan, Anda perlu mempertimbangkan kompensasi dari tanggung jawab yang mereka kerjakan. Pertimbangan mengenai tingkat tanggung jawab, kerumitan tugas, dan persyaratan terkait setiap jabatan berguna untuk mengembangkan struktur kompensasi yang adil. Anda pun bisa menentukan tingkat upah, tunjangan, dan insentif yang sesuai dengan kontribusi dan nilai dari setiap jabatan sehingga mendorong motivasi dan kepuasan karyawan.

5. Merancang Pekerjaan secara Efisien

Terakhir, analisis jabatan juga bertujuan untuk merancang pekerjaan di perusahaan secara efisien. Perusahaan bisa meninjau setiap proses kerja yang ada setelah memahami tugas dan tanggung jawab yang harus diberikan. Mereka bisa mengurangi pekerjaan yang dinilai kurang efisien atau tumpang tindih dengan jabatan lainnya sehingga produktivitas dan efisiensi kerja menjadi lebih optimal.

Bagaimana Cara Menerapkan Analisis Jabatan?

Pertanyaannya, bagaimana cara mengimplementasikan analisis jabatan di perusahaan? Ikuti enam langkah di bawah ini.

1. Mulai dengan Pengumpulan Informasi

Pertama, kumpulkan informasi dan data yang relevan mengenai setiap jabatan di perusahaan Anda. Untuk mengumpulkan informasi, Anda bisa melakukan wawancara, observasi, atau pemeriksaan dokumen terkait jabatan. Dari sini, Anda bisa memahami tugas, tanggung jawab, persyaratan, dan konteks pekerjaan yang terkait dengan setiap jabatan.

2. Bandingkan dengan Perusahaan Lain

Berikutnya, lakukan analisis perbandingan jabatan yang ada di perusahaan Anda dengan praktik di perusahaan lain tetapi dalam industri yang serupa. Anda bisa menilai jika jabatan yang dilakukan sudah sesuai dengan praktik umum di industri dengan langkah ini. Selain itu, Anda juga bisa memastikan agar perusahaan mengadopsi praktik jabatan terbaik.

3. Utamakan Kebutuhan Perusahaan Sendiri

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda terkait jabatan yang ada di dalamnya. Oleh karena itu, tetaplah memprioritaskan kebutuhan jabatan yang sesuai dengan strategi bisnis Anda. Sesuaikan analisis jabatan yang dilakukan dengan konteks, tujuan, serta nilai yang dipegang oleh perusahaan.

4. Tentukan Tujuan Jabatan dalam Organisasi

Selanjutnya, tentukan tujuan yang ingin dicapai dari setiap jabatan dalam organisasi. Tentunya tujuan ini harus selaras dengan strategi bisnis serta mempertimbangkan kebutuhan organisasi dalam jangka panjang. Anda bisa mengarahkan pengembangan karyawan, pengaturan kompensasi, dan perencanaan karier secara efektif jika sudah menetapkan tujuan dalam suatu jabatan.

5. Sesuaikan Spesifikasi Jabatan

Spesifikasi jabatan yang dianalisis mencakup kualifikasi, keterampilan, dan kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab dalam suatu jabatan. Identifikasi kualifikasi yang dibutuhkan, baik dari segi pendidikan, pengalaman, maupun keahlian khusus dengan tepat agar pemilihan karyawan bisa dilakukan sesuai dengan kebutuhan jabatan.

6. Buat Deskripsi Pekerjaan dengan Lengkap

Terakhir, buatlah deskripsi pekerjaan (job description) dari setiap jabatan yang berisi uraian mengenai tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hubungan kerja. Deskripsi pekerjaan yang lengkap memberikan pemahaman yang jelas mengenai tugas yang harus dilakukan oleh karyawan yang memegang jabatannya.

Itulah langkah analisis jabatan yang perlu Anda lakukan di perusahaan. Perlu diingat bahwa proses analisis jabatan harus dilakukan sesuai dengan tujuan yang ingin Anda capai.

Salah satu tujuan analisis jabatan adalah menentukan besaran kompensasi kepada karyawan yang menempati posisi tertentu. Dari hasil analisis jabatan, Anda bisa menentukan jumlah kompensasi yang tepat untuk diberikan kepada mereka. Ada banyak jenis kompensasi yang bisa diberikan, salah satunya adalah voucher belanja Pluxee Gift.

Voucher belanja Pluxee Gift bisa digunakan di lebih dari 680 merchants dan 23.900 outlets yang tersebar di seluruh Indonesia. Pluxee juga sudah dipercaya lebih dari 5.000 perusahaan di Indonesia sebagai solusi terbaik untuk benefits dan rewards bagi karyawan perusahaan. Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut atau mendapatkan voucher belanja unggulan dari Pluxee!