Apa itu Notulen? Kenali Manfaat, Fungsi, dan Contoh Notulen Rapat

Apa Itu Notulen?

Pengertian notulen atau minutes of meeting (MOM) adalah catatan mengenai hasil atau keputusan suatu rapat. Pertemuan formal seperti rapat pimpinan atau perusahaan membutuhkan notulen sebagai salah satu dokumen resmi. Selain itu, notulen juga berfungsi sebagai referensi pada masa depan lewat catatan tersebut.

Ada juga pertemuan informal, seperti rapat kantor mingguan atau bulanan, yang membutuhkan notulen untuk merekam hasil rapatnya. Biasanya, notulen ditulis hanya sebagai referensi untuk karyawan dalam mengambil sebuah keputusan.

Poin utama yang terdapat dalam isi notulen adalah topik yang didiskusikan, pendapat hadirin yang diusulkan dan dipilih, serta kegiatan yang dilakukan di dalamnya. Orang yang membuat notulen disebut juga notulis. Notulis dalam rapat perusahaan biasanya sekretaris, tapi bisa juga karyawan lain yang terlibat dalam rapat tersebut jika tidak ada sekretaris.

Baik sekretaris maupun karyawan, notulis harus memiliki kemampuan menjadi pendengar aktif, di samping kepiawaiannya dalam menyusun kata. Mereka harus bisa menangkap informasi atau keputusan penting dalam sebuah rapat dengan cepat dan tepat. Notulis harus menghasilkan notulen rapat yang akurat agar hadirin memiliki persepsi yang sama terhadap hasil rapat yang telah dibuat.

Apa Saja Manfaat dan Fungsi Notulen?

Sudah menjadi peraturan umum bahwa hasil rapat harus direkam dalam sebuah notulen atau catatan. Pertanyaannya, mengapa notulen harus dibutuhkan saat mengadakan rapat? Apakah notulen dibutuhkan jika semua orang hadir dalam rapat tersebut?

Notulen bukan sekadar dokumen yang berisi hasil keputusan rapat. Lebih dari itu, notulen membawa banyak manfaat bagi perusahaan saat mengadakan sebuah rapat atau meeting. Apa saja fungsi dari dibuatnya sebuah notulen?

1. Hasil Rapat yang Terstruktur

Notulis membuat hasil rapat atau MOM secara terstruktur sesuai dengan format yang ada. Notulen tersebut kemudian dibagikan lagi ke forum perusahaan agar bisa dibaca oleh seluruh karyawan di dalamnya. Karyawan lebih mudah membaca keputusan dan hasil rapat apabila notulen dibuat dengan sistematis.

2. Bentuk Proteksi Resmi

Notulen dibutuhkan apabila mengadakan rapat dengan pimpinan perusahaan, partner, auditor, dan klien. Catatan hasil rapat ini bisa digunakan sebagai jaminan apabila salah satu pihak lupa dengan perjanjian yang dibuat saat rapat. Surat kontrak lebih mudah disusun karena ada notulen sebagai patokan isinya.

3. Tolak Ukur Perkembangan Perusahaan

Rapat juga berguna untuk memberikan evaluasi terkait kinerja yang dilakukan oleh perusahaan dalam periode tertentu. Notulen yang berisi catatan hasil evaluasi berguna untuk mengukur kemajuan yang telah dicapai oleh perusahaan. Solusi yang dikemukakan dalam rapat evaluasi bisa menjadi panduan karyawan untuk menghasilkan kinerja yang lebih baik.

4. Sumber Informasi yang Kredibel

Selanjutnya, tujuan dari dibuatnya notulen rapat adalah sebagai catatan yang kebenarannya sudah terjamin. Hal tersebut dikarenakan isi dari notulen adalah ringkasan dari topik yang dibahas langsung di dalam sebuah rapat kepada anggota yang tidak bisa hadir ke rapat tersebut. Dengan kata lain, bagi Anda yang tidak sempat menghadiri sebuah rapat, Anda akan tetap menerima informasi penting dari rapat tersebut dengan tepercaya.

Notulen harus dibuat dengan efektif agar bisa dibaca oleh seluruh karyawan. Saat rapat dimulai, notulis cukup menuliskan hal-hal penting yang terjadi dalam rapat tersebut, termasuk keputusan yang telah dibuat. Notulen tidak perlu dibuat rumit, cukup sederhana asalkan hasil rapatnya dituliskan dengan jelas.

Isi Contoh Notulen Rapat

Dalam membuat notulen rapat, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan sehingga tidak boleh ditulis dengan sembarangan. Isi notulen harus dicatat sesuai dengan format dan struktur agar mudah untuk dimengerti. Meski demikian, masing-masing perusahaan tentunya memiliki template notulensi rapat tersendiri. Untuk memberikan gambaran mendasar tentang seperti apa contoh notulen rapat yang baik, berikut ini adalah beberapa poin yang umumnya terdapat pada isi notulen rapat.

1. Judul Rapat

Pertama-tama, dalam sebuah notulen akan tertulis judul rapat yang namanya sesuai dengan tujuan digelarnya rapat tersebut. Sebagai contoh, Anda sedang menghadiri agenda rapat bulanan tim pemasaran dan ditugaskan untuk mencatat notulensinya, untuk menuliskan judulnya Anda dapat menulis “Notulensi Rapat Bulanan Tim Pemasaran, November 2022”.

2. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Rapat

Kemudian di dalam isi notulensi rapat, Anda juga perlu mencantumkan waktu pelaksanaan dan tempat diadakannya rapat tersebut. Jika terdapat jeda istirahat, Anda juga perlu menuliskan jangka waktu istirahat tersebut berlangsung. Waktu pelaksanaan rapat ini juga dapat berfungsi sebagai tolak ukur serta salah satu bahan evaluasi apakah rapat tersebut sudah terlaksana secara efektif atau belum.

3. Daftar Partisipan yang Mengikuti Rapat

Sebagai notulen rapat, Anda juga perlu mencatat daftar orang yang berpartisipasi di rapat tersebut. Seluruh anggota rapat yang hadir juga harus mengisi notulensi rapat tersebut. Pencatatan kehadiran partisipan ini bertujuan untuk memudahkan proses pengambilan keputusan dan juga pembagian tugas setelah keputusan tersebut ditentukan.

4. Tujuan Dilakukannya Rapat

Poin berikutnya dari penulisan notulen adalah tujuan dari rapat atau meeting yang diselenggarakan. Bagian notulensi ini disesuaikan dengan apa saja materi rapat yang akan dibahas dan menjadi tujuan dari rapat tersebut. Sebagai contoh, Anda menghadiri rapat tim pemasaran untuk membahas peluncuran produk baru, sebagai notulen Anda dapat menuliskan “Pembahasan Peluncuran Produk Baru”.

5. Pembahasan serta Hasil Keputusan Rapat

Kemudian isi paling penting dari sebuah notulensi adalah rekapan pembahasan serta hasil yang diputuskan dalam rapat. Pada bagian pembahasan, Anda bisa menuliskan melalui poin-poin penting dari masing-masing hal yang dibahas.

Lalu, ketika menuliskan hasil rapat, Anda dapat menulis secara lebih rinci rencana-rencana apa saja yang akan dilakukan kedepannya dari hasil keputusan yang diambil. Dengan demikian, inti dari penyelenggaraan rapat ini dapat dipahami dengan lebih mudah oleh semua orang yang menghadiri dan yang tidak menghadirinya.

Setelah memahami apa itu notulen, Anda bisa membayangkan bahwa menjadi notulis bukanlah tugas yang mudah. Notulis harus menangkap pesan yang disampaikan dalam suatu rapat dengan cepat, kemudian menuliskannya dalam bentuk notulen. Anda bisa memberikan apresiasi kepada notulis dengan Pluxee eVoucher setelah melalui rapat penting yang melelahkan. Voucher elektronik ini bisa digunakan untuk berbelanja di lebih dari 490 merchant dan 25.800 outlet. Dapatkan voucher ini sekarang juga dengan menghubungi tim kami.