Mengenal Apa Itu Purchasing, Tugas, dan Prosesnya

Dalam artikel ini, Pluxee akan menjelajahi secara rinci apa itu purchasing, tugas-tugas yang terlibat, dan proses yang harus diikuti untuk mencapai kesuksesan dalam aktivitas ini. Pelajari selengkapnya di bawah ini!

Apa Itu Purchasing?

Purchasing, atau pembelian, merujuk pada proses memperoleh barang atau jasa dari pihak eksternal untuk keperluan perusahaan. Aktivitas ini mencakup berbagai kegiatan, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga pemilihan vendor dan penyelesaian transaksi pembelian. Penting untuk dipahami bahwa purchasing bukan hanya sekadar pembelian, tetapi juga melibatkan analisis, perencanaan, negosiasi, dan manajemen hubungan dengan vendor.

Purchasing memiliki peran yang signifikan dalam keseluruhan operasi perusahaan. Dengan melakukan purchasing yang efisien, perusahaan dapat mengendalikan pengeluaran, meningkatkan kualitas produk atau layanan, dan mempercepat alur kerja. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memiliki strategi purchasing yang baik guna mencapai tujuan bisnis mereka.

Tugas Purchasing

Tugas utama dalam fungsi purchasing melibatkan serangkaian langkah penting untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli dapat memenuhi kebutuhan operasional. Berikut ini adalah beberapa tugas kunci dalam fungsi purchasing yang perlu Anda ketahui.

1. Identifikasi Kebutuhan

Identifikasi kebutuhan adalah langkah awal yang sangat penting dalam proses purchasing. Tim purchasing perlu bekerja sama dengan departemen lain yang terkait untuk memahami kebutuhan spesifik mereka. Hal ini mencakup menentukan jenis barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang diperlukan, dan spesifikasi penting lainnya.

2. Memilih Vendor

Setelah kebutuhan diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih vendor yang tepat. Proses pemilihan vendor melibatkan evaluasi berbagai faktor, termasuk kualitas produk atau jasa, apakah harganya sesuai dengan anggaran, reputasi vendor, kemampuan untuk memenuhi persyaratan khusus perusahaan, dan kemampuan untuk memberikan pengiriman tepat waktu.

3. Negosiasi Harga dan Persyaratan

Setelah vendor yang cocok dipilih, tim purchasing akan melakukan negosiasi harga dan persyaratan lainnya. Tujuan dari negosiasi yang dilakukan adalah untuk mendapatkan harga terbaik, sesuai dengan anggaran, dan memastikan bahwa persyaratan kontrak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Negosiasi juga dapat mencakup pembahasan mengenai jadwal pengiriman, garansi produk, dan syarat-syarat pembayaran.

4. Pembuatan Pesanan (Purchase Order)

Setelah negosiasi selesai, tim purchasing akan membuat pesanan resmi kepada vendor yang telah dipilih. Purchase order (PO), atau pembuatan pesanan, akan berisi rincian dari barang atau jasa yang dipesan, harga, jumlah, dan persyaratan pengiriman lainnya. PO adalah dokumen penting yang memastikan bahwa pembelian dilakukan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati.

5. Pengelolaan Hubungan dengan Vendor

Selama proses purchasing, penting untuk menjaga hubungan yang baik dengan vendor. Hal ini termasuk memastikan bahwa vendor memenuhi persyaratan kontrak, menangani masalah yang muncul selama proses pengiriman, dan melakukan evaluasi kinerja vendor secara berkala. Dengan menjaga hubungan yang baik dengan vendor, perusahaan dapat memastikan kelancaran proses pembelian dan mendapatkan manfaat jangka panjang dalam bentuk kemitraan yang saling menguntungkan.

Proses Purchasing

Image by freepik

Proses purchasing melibatkan serangkaian langkah yang harus diikuti untuk memperoleh barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Berikut ini adalah beberapa langkah yang umum terjadi dalam proses purchasing.

1. Pembuatan Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)

Purchase requisition adalah permintaan resmi dari departemen atau unit bisnis untuk membeli barang atau jasa tertentu yang mereka butuhkan. Permintaan ini dapat dibuat berdasarkan kebutuhan langsung, proyek tertentu, atau pemeliharaan peralatan. Purchase requisition ini kemudian diajukan kepada departemen purchasing untuk diproses lebih lanjut.

2. Penilaian Kebutuhan

Setelah permintaan purchase requisition, tim purchasing akan mengevaluasi kebutuhan perusahaan untuk menentukan spesifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan. Hal ini melibatkan identifikasi jumlah yang diperlukan, kualitas yang diinginkan, dan persyaratan lain yang relevan.

3. Penyusunan Rencana Pembelian

Setelah kebutuhan ditentukan, tim purchasing akan menyusun rencana pembelian yang mencakup pemilihan vendor, negosiasi harga, dan penjadwalan pengiriman. Rencana ini akan memastikan bahwa pembelian dilakukan dengan efisien dan efektif.

4. Pemilihan Vendor

Langkah berikutnya adalah memilih vendor yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pemilihan vendor dilakukan berdasarkan evaluasi terhadap kualitas produk atau jasa, harga, reputasi vendor, dan kemampuan untuk memenuhi persyaratan perusahaan. Proses pemilihan vendor ini penting untuk memastikan bahwa perusahaan bekerja dengan vendor yang dapat diandalkan dan berkualitas.

5. Negosiasi Harga dan Persyaratan

Setelah vendor dipilih, tim purchasing akan melakukan negosiasi harga dan persyaratan lainnya. Tujuan negosiasi adalah untuk mendapatkan harga terbaik dan memastikan bahwa persyaratan kontrak memenuhi kebutuhan perusahaan. Negosiasi juga dapat mencakup pembahasan mengenai jadwal pengiriman, garansi produk, dan syarat-syarat pembayaran.

6. Pembuatan Pesanan (Purchase Order)

Setelah negosiasi selesai, tim purchasing akan membuat pesanan resmi kepada vendor. Purchase order (PO) berisi rincian barang atau jasa yang dipesan, harga, jumlah, dan persyaratan pengiriman lainnya. Dalam proses purchasing, PO berperan untuk memastikan bahwa pembelian dilakukan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati.

7. Penerimaan dan Pengelolaan Barang atau Jasa

Setelah barang atau jasa diterima, tim purchasing akan memastikan bahwa barang atau jasa tersebut sesuai dengan pesanan dan memenuhi standar kualitas yang diharapkan. Barang atau jasa tersebut kemudian disimpan atau diserahkan kepada departemen yang membutuhkan. Pengelolaan barang atau jasa ini penting untuk memastikan bahwa aset perusahaan dikelola dengan baik.

8. Evaluasi Kinerja Vendor

Setelah transaksi selesai, penting untuk melakukan evaluasi kinerja vendor. Hal ini melibatkan penilaian terhadap kualitas produk atau jasa, ketepatan waktu pengiriman, responsif terhadap permintaan, dan kemampuan untuk menyelesaikan masalah yang muncul selama proses pembelian. Evaluasi ini dapat membantu perusahaan untuk memutuskan apakah akan tetap bekerja dengan vendor tersebut di masa depan.

Setelah memahami apa itu purchasing, penting untuk memastikan bahwa setiap langkah pada prosesnya dilakukan dengan teliti dan efisien. Dengan memiliki sistem yang baik, perusahaan dapat menghindari kesalahan dan mengoptimalkan pengeluaran. Untuk membantu dalam memperkuat hubungan dengan karyawan, memberikan penghargaan dalam bentuk Pluxee eVoucher dari Pluxee bisa menjadi pilihan yang tepat.

Pluxee eVoucher dapat digunakan pada lebih dari 600 merchants dan 25.000 outlets, memberikan pilihan yang luas bagi karyawan untuk menikmati berbagai jenis produk dan layanan. Dengan memberikan Pluxee eVoucher sebagai hadiah, perusahaan tidak hanya menghargai kinerja karyawan, tetapi juga memberikan mereka kesempatan untuk menikmati pengalaman belanja yang menyenangkan.

Tertarik untuk mendapatkan Pluxee eVoucher untuk memberikan apresiasi kepada karyawan? Jangan ragu, yuk langsung saja hubungi Pluxee untuk mendapatkan informasi lebih lanjut!