Apa Saja Fungsi Komunikasi dalam Organisasi?

Apa Saja Jenis-jenis Komunikasi?

Komunikasi dapat terjadi jika melibatkan minimal dua orang. Selain untuk menyampaikan pesan, informasi, atau instruksi kepada orang lain, komunikasi juga berfungsi sebagai alat pertukaran ide dan pikiran. Oleh sebab itu, penting untuk memahami jenis-jenis komunikasi agar bisa diimplementasi dengan efektif.

1. Jenis Komunikasi Berdasarkan Tujuannya

Komunikasi berdasarkan tujuan berfokus pada peran pengirim pesan dalam pertukaran informasi dengan penerima pesan. Hal ini mencakup memberikan saran, pidato, memberikan perintah, atau melakukan wawancara.

2. Jenis Komunikasi Berdasarkan Cara Penyampaiannya

Lalu dilihat dari cara penyampaiannya, komunikasi dapat dibedakan menjadi dua jenis, yakni komunikasi lisan dan tulisan. Komunikasi lisan dilakukan secara langsung melalui percakapan langsung, seperti rapat, diskusi, atau pembicaraan sehari-hari. Sedangkan komunikasi tulisan menggunakan media tertulis dalam penyampaian pesannya, seperti email, SMS, surat, atau undangan.

3. Jenis Komunikasi Berdasarkan Ruang Lingkupnya

Komunikasi juga dapat dibedakan menjadi dua bentuk berdasarkan ruang lingkupnya, yakni komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Komunikasi internal terjadi di dalam suatu organisasi dan hanya anggota-anggota di dalamnya yang terlibat. Di sisi lain, komunikasi eksternal terjadi di luar organisasi dan bisa melibatkan pihak atau kelompok lain di luar organisasi tersebut.

Apa Saja Tujuan Komunikasi dalam Organisasi?

Berikut ini, terdapat beberapa tujuan komunikasi yang umum terjadi di dalam sebuah organisasi atau perusahaan, yaitu:

1. Menyampaikan Informasi

Komunikasi mempunyai tujuan utama yaitu untuk menyampaikan informasi kepada seluruh anggota organisasi. Anda dapat menyampaikan informasi penting seputar pekerjaan beserta deskripsinya kepada seluruh anggota agar mereka dapat memperoleh informasi yang tepat dan bekerja sesuai dengan instruksi. Khususnya di masa pandemi seperti saat ini, di mana hampir sebagian besar organisasi harus bekerja dari rumah, komunikasi menjadi salah satu hal yang penting untuk dilakukan demi mencegah miskomunikasi antar anggota organisasi.

2. Membuat kinerja organisasi menjadi lebih baik

Komunikasi juga dapat membuat kinerja masing-masing anggota menjadi lebih baik. Anda bisa membina komunikasi yang membangun seperti memberikan kata-kata motivasional untuk para anggota atau bahkan sekadar berbincang seputar kehidupan sehari-hari dan berita yang baru saja muncul di televisi untuk mencairkan suasana. Dengan demikian, anggota yang ada di dalam organisasi dapat bekerja dengan nyaman dan tidak sungkan untuk bertanya apabila ada kesulitan yang dihadapi.

3. Melakukan brainstorming ide

Dalam melakukan brainstorming ide, tentu saja dibutuhkan komunikasi agar dapat mencapai sebuah hasil yang terbaik. Dengan berkomunikasi, masing-masing anggota dapat saling menjual gagasan ide, serta memberikan pendapat.

4. Membagi pekerjaan

Agar dapat menentukan pekerjaan bagi masing-masing anggota di dalam organisasi, maka tentu saja membutuhkan komunikasi di dalamnya. Dalam membagi pekerjaan, tentu saja ada penjelasan deskripsi dan instruksi yang harus diberikan agar pembagian kerja dalam anggota organisasi menjadi lebih jelas.

5. Menangani Konflik

Di dalam organisasi apapun, pastinya akan ada konflik yang terjadi baik konflik antar sesama anggota, maupun anggota dengan pemimpin organisasi. Dengan komunikasi, konflik di dalam organisasi dapat teratasi karena adanya keterbukaan dan penyelesaian. Selain itu, dengan komunikasi dapat tercipta sebuah solusi untuk menghindari konflik yang sedemikian rupa terjadi kembali di waktu mendatang.

4 Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Setelah memahami tujuan komunikasi organisasi, hal berikutnya yang perlu diketahui adalah fungsi komunikasi organisasi. Secara umum, fungsi komunikasi dalam organisasi meliputi empat poin utama, diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Fungsi Informatif

Komunikasi memiliki sifat informatif yang digunakan untuk memberikan penjelasan atau menyampaikan informasi. Dalam hal ini, organisasi sebagai sistem pemrosesan informasi mewadahi setiap anggotanya untuk menjalankan tanggung jawabnya dengan tepat sehingga tujuan dapat dicapai sesuai target.

2. Fungsi Persuasif

Fungsi persuasif berfungsi untuk persuasi atau meyakinkan lawan bicaranya secara lembut. Pemimpin organisasi cenderung memakai bentuk komunikasi persuasif ini daripada memberikan perintah langsung, dengan harapan bisa membujuk anggotanya untuk melakukan suatu tindakan.

3. Fungsi Regulatif

Komunikasi juga memiliki hubungan dengan regulasi atau peraturan. Hal ini berarti komunikasi diharapkan dapat mengimplementasikan aturan serta pedoman yang ditetapkan oleh organisasi atau kelompok untuk menjaga jalannya organisasi tersebut. Dengan adanya komunikasi ini, baik pemimpin maupun anggota organisasi bisa menjalankan tugas mereka dengan lebih leluasa sesuai dengan peraturan yang berlaku.

4. Fungsi Integratif

Fungsi integratif adalah berkaitan dengan penyediaan sarana yang memfasilitasi anggota dalam menjalankan tugas dan perintah dengan baik. Ada dua jenis saluran komunikasi yang digunakan untuk mencapai hal tersebut, yaitu komunikasi formal dan informal. Komunikasi formal meliputi jurnal mingguan/harian, laporan kemajuan, atau buletin. Sementara komunikasi informal meliputi acara internal organisasi, pertandingan olahraga, perbincangan pribadi sesama anggota, atau wisata.

Cara Berkomunikasi yang Baik dalam Organisasi

Membangun komunikasi di dalam organisasi tidaklah sulit. Anda hanya perlu melakukan beberapa cara berikut ini:

• Terbuka terhadap pendapat dan masukan agar anggota organisasi merasa dihargai dan didengarkan.
• Buat forum diskusi supaya seluruh anggota mampu menyampaikan pendapat dan ide yang mereka miliki.
• Sampaikan informasi secara jelas agar dapat dipahami oleh anggota organisasi.
• Berikan juga feedback kepada masing-masing individu agar mereka dapat menumbuhkan potensi terbaik dalam diri.
• Berikan dukungan kepada masing-masing anggota agar mereka mampu mengerjakan tugas yang diberikan dengan penuh semangat dan percaya diri.
• Bangun Kerja Sama Antar Anggota dengan Berkomunikasi

Itulah beberapa fungsi komunikasi yang penting dalam organisasi. Selain itu, terapkan juga cara berkomunikasi yang baik agar dapat terjalin kerja sama yang solid. Dengan demikian, sebuah organisasi mampu mencapai tujuan dan berkembang bersama.

Selain berkomunikasi, Anda juga bisa memberikan beberapa reward untuk para anggota agar mereka lebih bersemangat dan termotivasi untuk menyelesaikan tugas yang sudah diberikan. Salah satu jenis reward yang dapat Anda berikan adalah voucher belanja Pluxee sehingga para anggota dapat memilih sendiri hadiah yang mereka inginkan atau bahkan menggunakannya untuk makan di beberapa restoran yang bekerja sama dengan Pluxee. Silakan kunjungi website Pluxee sekarang juga untuk melihat pilihan voucher belanja yang dapat Anda berikan kepada anggota organisasi.