Mengenal HRIS: Pengertian, Fungsi, Manfaat dan Cara Kerjanya

Penggunaan HRIS sangatlah signifikan karena bisa membantu perusahaan Anda dalam mengoptimalkan manajemen SDM. Anda juga akan memperoleh informasi akurat dan terbaru untuk pengambilan keputusan strategis. Pembahasan lebih lanjut mengenai manfaat HRIS dan cara kerjanya bisa Anda simak dalam ulasan berikut ini.

Pengertian HRIS

Human Resource Information System (HRIS) adalah sistem atau software yang menyediakan repositori terpusat dari database karyawan yang dibutuhkan dalam manajemen SDM. Intinya, pekerjaan yang berkaitan dengan manajemen SDM perusahaan lebih praktis dilakukan karena menggunakan HRIS.

Image by DilokaStudio on Freepik

Fungsi dasar HRIS adalah menyimpan dan mengelola data seluruh karyawan dalam suatu perusahaan. Setiap produk HRIS memberikan fungsi yang berbeda sesuai dengan fitur yang diberikan oleh penyedia layanannya. Beberapa contoh fitur yang tersedia dalam HRIS terdiri dari perekrutan, pelacakan kandidat, manajemen waktu, kehadiran (absensi online), penilaian kinerja, manajemen benefit (manfaat), dan penggajian.

Untuk memahami pemahaman HRIS secara mendalam, ada beberapa gagasan yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli mengenai pengertian HRIS. Berikut pengertiannya.

• Menurut Michael J. Kavanagh dan Richard D. Johnson, HRIS adalah "sistem informasi komputer yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, menganalisis, dan menyediakan informasi tentang sumber daya manusia dalam suatu organisasi."
• Thomas H. Davenport mendefinisikan HRIS sebagai perangkat keras dan perangkat lunak yang bertujuan untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan merancang data sumber daya manusia yang relevan dengan produktivitas kerja.
• Monica Belcourt juga menguraikan HRIS sebagai sistem yang didesain untuk mengotomatisasi sejumlah besar tugas yang terkait dengan manajemen sumber daya manusia.

Dari pengertian-pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa HRIS merupakan sebuah metode yang terintegrasi untuk menghimpun, menyimpan, menganalisis, dan mengatur aliran informasi mengenai sumber daya manusia di seluruh organisasi. Melalui HRIS, organisasi dapat meningkatkan efisiensi operasional dan meningkatkan kemampuan dalam pengelolaan sumber daya manusia.

Fungsi HRIS dalam Perusahaan

Setelah memahami pengertian HRIS, berikutnya Anda juga perlu memahami fungsi aplikasi HRIS dalam perusahaan. Berikut fungsi-fungsinya.

1. Manajemen Data Karyawan

HRIS dapat membantu mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data karyawan, termasuk informasi pribadi, riwayat pekerjaan, pelatihan, dan pencapaian. Ini memudahkan akses dan pengelolaan informasi penting tentang karyawan dalam satu platform untuk memudahkan karyawan perusahaannya untuk mengakses informasi.

2. Manajemen Kinerja Karyawan

HRIS dapat memungkinkan perusahaan untuk merancang, melaksanakan, dan mengevaluasi proses manajemen kinerja. Dengan adanya HRIS dapat membantu manajer HR untuk melakukan evaluasi kinerja karyawan dan membantu dalam perencanaan pengembangan serta melakukan perbaikan kinerja karyawan.

3. Membantu Proses Rekrutmen dan Seleksi

HRIS mendukung proses rekrutmen dan seleksi dengan memungkinkan seorang manajer HR mengiklankan posisi pekerjaan, pengelolaan SDM melalui aplikasi, serta menganalisis kompetensi dan kualifikasi calon karyawan.

4. Pelatihan dan Pengembangan

Platform HRIS digunakan untuk merencanakan, melacak, dan melaporkan program pengembangan dan pelatihan. Ini membantu dalam mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan memastikan karyawan memiliki akses ke pelatihan yang sesuai.

5. Manajemen Tunjangan dan Gaji

HRIS mengotomatisasi proses penghitungan gaji atau perhitungan gaji karyawan dan administrasi tunjangan seperti, membantu menghitung upah, memantau potongan gaji, dan mengelola kompensasi serta tunjangan karyawan.

6. Manajemen Cuti dan Absensi

Dengan HRIS, karyawan dapat mengajukan cuti dan absensi secara online, dan manajer dapat melacak serta mengelola jadwal cuti karyawan.

7. Analisis Data dan Pelaporan

HRIS memungkinkan analisis data sumber daya manusia untuk mendukung pengambilan keputusan strategis. Ini memberikan wawasan tentang tren karyawan, kinerja, produktivitas, dan metrik lainnya.

8. Kepatuhan Hukum

HRIS juga dapat membantu perusahaan dalam mematuhi peraturan perundang-undangan terkait ketenagakerjaan, seperti pelaporan pajak karyawan dan persyaratan pelatihan.

9. Self-Service Karyawan

HRIS memberikan akses langsung kepada karyawan untuk mengelola informasi pribadi mereka sendiri, seperti perubahan alamat, informasi pajak, dan rincian rekening bank.

Manfaat HRIS bagi Perusahaan

Penerapan HRIS memiliki manfaat yang signifikan bagi perusahaan, tepatnya departemen SDM. Apa saja manfaatnya? Berikut penjelasan mengenai beberapa manfaat HRIS.

1. Memudahkan Pekerjaan Manajemen Karyawan

Pekerjaan manajemen karyawan yang dilakukan oleh manajemen SDM cukup banyak, mulai dari melacak kehadiran karyawan, mengumpulkan informasi cuti, penggajian, dan sebagainya. Belum lagi Anda juga harus melakukan proses perekrutan dan onboarding karyawan baru. HRIS berguna untuk memudahkan semua pekerjaan tersebut sehingga bisa dijalankan melalui satu sistem.

2. Memberikan Pengalaman Onboarding yang Mulus

Onboarding adalah proses yang harus dijalani oleh karyawan yang baru masuk perusahaan. Proses ini bisa dijalankan dengan otomatis melalui HRIS. Anda bisa mengatur beberapa tahap yang harus dilakukan dalam onboarding, mulai dari pengisian formulir karyawan, penandatanganan dokumen, hingga memberikan akses ke software HRIS yang digunakan. Proses onboarding akan berjalan mulus sehingga memberikan pengalaman yang menyenangkan bagi karyawan baru.

3. Memastikan Kebijakan SDM sesuai Regulasi Negara

HRIS yang baik harus dirancang sesuai dengan peraturan atau regulasi yang berlaku di perusahaan maupun negara. Di Indonesia, kita mengikuti Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja. Sistem HRIS yang digunakan harus mendukung aturan tersebut, mulai dari jumlah cuti tahunan yang cukup, jam kerja, dan sebagainya. Alhasil, kebijakan SDM perusahaan sejalan dengan regulasi yang ditetapkan oleh pemerintah.

4. Meminimalkan Kesalahan dan Mengotomatisasi Pekerjaan

Proses HRIS yang dilakukan secara otomatis akan meminimalkan kesalahan yang terjadi akibat kelalaian manusia (human error). Sistem HRIS dirancang agar menghindari kesalahan tersebut sehingga pekerjaan dilakukan lebih efisien. Selain itu, HRIS juga mengotomatisasi pekerjaan supaya Anda tidak perlu melakukan pekerjaan yang berulang, seperti mengunggah lowongan pekerjaan, seleksi kandidat, dan sebagainya. Anda pun bisa fokus pada pekerjaan SDM yang lebih besar, seperti pengembangan karyawan atau pelatihan kepemimpinan.

5. Memberdayakan Karyawan agar Lebih Produktif

Bukan hanya departemen SDM dan pimpinan saja yang diuntungkan dengan kehadiran HRIS. Karyawan juga lebih produktif dalam melakukan pekerjaannya. Contohnya, karyawan Anda ingin mengajukan penggantian uang atas barang yang dibeli untuk keperluan perusahaan. Mereka bisa mengakses fitur reimbursement melalui HRIS di smartphone atau laptop tanpa harus mengunjungi ruangan Anda. Selain itu, mereka juga bisa mengatur cuti atau absensi online dari HRIS.

6. Meningkatkan Efisiensi Kerja

HRIS mendukung penyelesaian pekerjaan di bidang SDM secara otomatis sehingga lebih efisien. Alhasil, Anda akan terhindar dari risiko beban kerja berlebih atau burnout yang berdampak buruk pada penyelesaian pekerjaan. Tidak hanya itu, karyawan juga makin dimudahkan dalam mengurus perizinan cuti atau reimburse jika diperlukan sehingga mereka bisa fokus pada pekerjaan utamanya.

7. Meningkatkan Kolaborasi dan Perencanaan

HRIS juga meningkatkan perencanaan yang akurat dan kolaborasi yang lebih baik bersama rekan kerja. Pasalnya, HRIS juga dirancang agar setiap anggota tim tetap terhubung meski sedang bekerja remote. HRIS memfasilitasi sinkronisasi pekerjaan dalam seluruh proses bisnis sehingga karyawan bisa saling bekerja sama mencapai tujuan perusahaan.

8. Memudahkan Akses Informasi Karyawan

Anda tidak perlu kesulitan apabila ingin mengetahui informasi atau data karyawan untuk keperluan tertentu. HRIS memberikan kemudahan dalam mengakses data karyawan kapan pun dan di mana pun tanpa terhalang waktu. Tidak hanya itu, informasi tentang proses rekrutmen karyawan baru juga bisa diketahui. Tentunya hal ini bermanfaat pula bagi pimpinan yang ingin mengetahui informasi tentang karyawannya.

9. Mengurangi Biaya Pekerjaan SDM

HRIS berguna untuk merampingkan pekerjaan SDM yang membutuhkan biaya besar jika dikerjakan secara manual. Anda tidak perlu lagi berinvestasi untuk ruang penyimpanan data karyawan di suatu tempat karena ada HRIS yang menyimpan semua informasi tersebut secara terpusat dan bisa diakses di mana saja.

Cara Kerja HRIS

HRIS adalah sistem yang bisa dikustomisasi sesuai dengan kebijakan SDM dalam perusahaan Anda. Artinya, Anda bisa mengatur jumlah cuti tahunan yang diberikan, batasan reimbursement, dan sebagainya. Selain itu, HRIS juga memiliki fitur approval, di mana semua permintaan (request) yang masuk dari karyawan terkait izin atau cuti membutuhkan persetujuan Anda terlebih dahulu.

Pada dasarnya, cara kerja HRIS sangatlah sederhana. Karyawan hanya perlu login atau membuat akun pada sistem HRIS untuk mengakses semua layanan dan informasi yang dibutuhkan. Namun, karyawan yang diberikan akses sebagai administrator seperti pimpinan atau manajer SDM yang berwenang memiliki hak untuk mengatur semua aspek SDM sesuai kebijakan perusahaan.

Itulah ulasan lengkap mengenai HRIS serta manfaat dan cara kerjanya. Salah satu fitur penting yang terdapat dalam HRIS adalah payroll. Dalam fitur ini, Anda bisa melakukan penggajian secara otomatis untuk dibayarkan kepada karyawan setiap bulannya. Tidak hanya itu, Anda bisa mengatur manfaat atau benefit yang bisa diterima karyawan, salah satunya voucher Pluxee eVoucher sebagai insentif. Pluxee eVoucher adalah voucher digital dari Pluxee yang bisa diintegrasikan dengan sistem HRIS di perusahaan Anda.

Memberikan Pluxee eVoucher kepada karyawan berprestasi merupakan langkah yang bijak untuk diterapkan di perusahaan Anda. Voucher ini memberikan kebebasan kepada karyawan karena bisa digunakan di lebih dari 700 merchants dan 25.500 outlets. Segera klik di sini untuk mendapatkan voucher belanja dari Pluxee untuk diberikan kepada karyawan Anda.