Mengenal Onboarding: Pengertian, Manfaat dan Penerapannya

Proses onboarding yang baik tentunya memberikan manfaat yang signifikan bagi kedua belah pihak, baik karyawan baru maupun perusahaan. Maka dari itu, onboarding perlu dilakukan dengan proses dan tahapan yang benar. Seperti apa manfaat yang bisa diperoleh dari onboarding serta bagaimana cara menerapkannya? Langsung simak artikel ini untuk menemukan jawabannya!

Pengertian Onboarding

Onboarding adalah proses yang dilakukan oleh sebuah perusahaan untuk melatih karyawan baru. Proses ini melibatkan penyediaan informasi yang membantu karyawan baru supaya mereka bisa menyesuaikan diri dengan peran barunya. Di sisi lain, karyawan baru dapat memahami peran mereka dan budaya perusahaan dengan cepat melalui onboarding. Onboarding juga dilakukan agar karyawan baru bisa memahami ekspektasi perusahaan dengan baik.

Setiap perusahaan memiliki tujuan berbeda dalam melaksanakan onboarding bagi karyawan baru. Apa pun tujuan yang dicapai, perusahaan perlu memastikan bahwa karyawan baru merasa nyaman dan dapat berintegrasi dengan cepat melalui onboarding.

Onboarding dilakukan dengan tujuan agar karyawan baru bisa menyesuaikan diri dan beradaptasi dengan tempat kerja barunya. Karyawan baru perlu memahami peran mereka serta budaya yang dijunjung dalam perusahaan. Tujuan lainnya adalah mengajak karyawan untuk terlibat dan berkontribusi dalam kesuksesan perusahaan. Selain itu, onboarding juga membantu mempertahankan karyawan baru dengan membuat mereka merasa sebagai bagian dari tim.

Manfaat Melaksanakan Onboarding

©pexels

Lalu, apa saja manfaat yang diperoleh dengan mengadakan onboarding kepada karyawan baru? Berikut ini adalah penjelasan lengkapnya.

1. Peningkatan Retensi Karyawan

Ketika karyawan baru merasa diterima dengan hangat dan diberikan panduan yang baik sejak awal, mereka cenderung memiliki rasa keterikatan dan loyalitas yang lebih kuat terhadap perusahaan. Sentimen positif ini bisa menjadi fondasi yang kuat untuk membangun hubungan jangka panjang antara karyawan dan perusahaan.

2. Peningkatan Produktivitas dan Performa

Saat karyawan baru mendapatkan pemahaman yang mendalam mengenai tugas-tugas dan tanggung jawab yang diemban, mereka bisa memulai pekerjaannya dengan lebih percaya diri. Selain itu, mereka bisa lebih fokus dalam menjalankan tugas-tugasnya dengan akurat apabila sudah memahami harapan dan tujuan perusahaan terhadap perannya.

3. Peningkatan Keterlibatan Karyawan

Onboarding bukan hanya tentang memperkenalkan karyawan baru kepada perusahaan, tetapi juga sebaliknya, yaitu memperkenalkan perusahaan kepada karyawan baru. Dalam proses ini, karyawan baru diberikan gambaran menyeluruh mengenai budaya, nilai-nilai, serta tujuan perusahaan. Dengan memahami landasan filosofi perusahaan, karyawan baru merasa lebih terlibat dan termotivasi untuk berkontribusi dalam mencapai visi dan misi perusahaan.

4. Percepatan Waktu Adaptasi Karyawan Baru

Onboarding yang efektif dapat mengurangi waktu yang diperlukan oleh karyawan baru untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja dan dinamika perusahaan. Dalam proses ini, mereka mendapatkan informasi dan panduan untuk memahami peraturan, prosedur, serta struktur organisasi. Hal ini mempersingkat kurva pembelajaran karyawan baru sehingga mereka bisa lebih cepat merasa nyaman dan percaya diri.

5. Peningkatan Kepuasan Kerja

Ketika karyawan baru diterima dengan baik dan memperoleh dukungan yang memadai, mereka memiliki pandangan positif terhadap perusahaan dan lingkungan kerja mereka. Pengalaman yang baik juga membentuk persepsi terhadap kualitas perusahaan dan komitmennya dalam memberikan pengalaman kerja yang memuaskan. Ketika karyawan puas dengan pengalaman yang diperoleh, mereka berpotensi tetap berada di perusahaan Anda dalam jangka panjang.

6. Peningkatan Kualitas Komunikasi

Dalam proses onboarding, karyawan baru tidak hanya mempelajari tugas mereka, tetapi juga cara berkomunikasi secara efektif dalam lingkungan kerja. Kualitas komunikasi yang baik sangat penting dalam memastikan kolaborasi yang lancar di antara tim kerja. Karyawan baru pun bisa berkontribusi dalam proyek sehingga mereka lebih mudah mengutarakan ide dan gagasan yang berdampak positif pada inovasi dan efisiensi di tempat kerja.

7. Karyawan Tidak Stres dalam Bekerja

Onboarding yang baik dapat mengurangi tingkat stres yang biasanya dialami oleh karyawan baru. Panduan yang jelas membantu mereka agar mempersiapkan diri menghadapi tantangan pekerjaan yang baru. Karyawan baru pun merasa bahwa mereka memiliki sumber daya yang diperlukan untuk mengatasi hambatan dan tantangan yang mungkin muncul. Mereka pun merasa lebih percaya diri dalam menghadapi tugas-tugas baru dan mengurangi tingkat stres yang bisa memengaruhi kesejahteraan dan kinerja mereka.

8. Membangun Kepercayaan Karyawan

Dalam proses onboarding, transparansi dan kejujuran diperlukan untuk membangun kepercayaan antara karyawan baru dan manajemen. Kepercayaan yang dibangun selama onboarding menciptakan dasar yang kuat untuk hubungan yang positif antara karyawan dan manajemen. Karyawan baru bisa berbicara terbuka tentang kebutuhan dan harapannya, sementara manajemen bisa memberikan arahan yang jelas dan mendukung untuk mereka.

9. Membangun Budaya Perusahaan yang Positif

Onboarding adalah momen penting untuk memperkenalkan budaya dan nilai-nilai perusahaan kepada karyawan baru. Ketika karyawan baru memahami nilai-nilai yang dijunjung oleh perusahaan, mereka mengadopsi perilaku yang sesuai dengan budaya tersebut. Hal ini membantu memperkuat budaya perusahaan dan menciptakan lingkungan di mana semua karyawan sejalan dengan nilai-nilai yang dianut oleh perusahaan.

Penerapan Onboarding dalam Organisasi

Sekarang Anda sudah mengetahui manfaat onboarding yang signifikan bagi perusahaan maupun karyawan. Pertanyaannya, bagaimana cara menerapkan onboarding yang baik dalam organisasi? Ada tiga tahap yang harus dilakukan, yaitu perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi. Berikut penjelasan dari tiga langkah onboarding tersebut.

1. Penyusunan Rencana Onboarding

Penyusunan rencana onboarding adalah tahap pertama yang signifikan dalam memastikan agar karyawan baru memiliki pengalaman yang baik. Rencana ini tidak hanya menjadi sekadar daftar tugas, tetapi juga merupakan panduan komprehensif yang mendukung karyawan baru dalam mengenal perusahaan dengan baik.

Rencana onboarding dimulai dengan menetapkan tujuan yang jelas. Contohnya, Anda bisa membuat tujuan umum seperti memperkenalkan perusahaan dan budaya kerja kepada karyawan baru. Anda juga bisa membuat tujuan spesifik seperti memperkenalkan karyawan baru kepada struktur organisasi, mengajarkan tentang sistem kerja, dan memberikan panduan terkait kebijakan perusahaan.

Dalam rencana ini, Anda perlu menjabarkan langkah konkret yang akan diambil secara detail. Contohnya, kapan dan bagaimana karyawan baru akan diperkenalkan kepada rekan kerja, supervisor, dan tim kerja. Proses pengenalan ini bisa mencakup pengenalan karyawan baru, presentasi singkat, atau bahkan pemberian tugas-tugas sederhana yang membantu mereka terlibat dalam pekerjaan tim sejak awal.

2. Pelaksanaan Onboarding

Waktu pelaksanaan onboarding menjadi momen yang menentukan dalam memperkenalkan karyawan baru kepada perusahaan. Selama periode ini, Anda perlu memberikan informasi yang relevan, terstruktur, dan komprehensif kepada karyawan baru. Informasi ini mencakup segala hal mulai dari kebijakan perusahaan, nilai-nilai, tugas-tugas kerja, hingga prosedur-prosedur yang harus diikuti.

Untuk memastikan keberhasilan pelaksanaan onboarding, Anda perlu memastikan bahwa karyawan baru ditempatkan dalam lingkungan yang mendukung. Pastikan mereka memiliki akses ke sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas-tugas mereka. Contohnya, akses ke perangkat lunak dan sistem yang digunakan dalam pekerjaan serta akses ke informasi perusahaan yang penting.

Selain itu, berikan kesempatan bagi karyawan baru untuk berinteraksi dengan berbagai pihak yang terkait dengan pekerjaan mereka. Mereka harus memiliki kesempatan untuk bertemu dengan tim kerja, rekan kerja, supervisor, bahkan atasan langsung. Langkah ini membuat karyawan baru merasa lebih diterima dan memiliki gambaran yang lebih jelas tentang cara mereka akan berkontribusi dalam tim.

3. Evaluasi dan Peningkatan Onboarding

Setelah proses onboarding selesai, langkah selanjutnya adalah melakukan evaluasi menyeluruh terhadap keseluruhan proses tersebut. Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk mengukur sejauh mana karyawan baru telah beradaptasi dengan perusahaan dan budaya kerja. Evaluasi bisa dilakukan melalui wawancara, survei, atau observasi langsung terhadap kinerja mereka.

Dari hasil evaluasi, Anda perlu mengidentifikasi aspek-aspek yang telah berjalan dengan baik dan memberikan manfaat positif bagi karyawan baru. Namun, lakukan juga identifikasi terhadap area yang memerlukan perbaikan. Aspek ini bisa mencakup kejelasan informasi yang diberikan, tingkat dukungan yang dirasakan, atau potensi peningkatan dalam proses pengenalan kepada tim dan rekan kerja.

Hasil evaluasi harus digunakan sebagai landasan untuk melakukan perbaikan dalam onboarding pada masa yang akan datang. Setiap proses onboarding seharusnya lebih baik daripada sebelumnya. Anda perlu mengambil evaluasi dari pengalaman sebelumnya dan mencapai peningkatan yang lebih besar dalam integritas dan efektivitas onboarding.

Kini, Anda sudah memahami pentingnya onboarding untuk karyawan baru, bukan? Onboarding memberikan manfaat yang signifikan untuk karyawan baru dalam menyesuaikan diri mengenai peran dan tempat kerja barunya. Tidak hanya itu, perusahaan pun bisa membangun hubungan jangka panjang dengan karyawan baru melalui proses onboarding.

Tentunya manfaat dari onboarding yang disebutkan di artikel ini bisa dirasakan apabila prosesnya berjalan efektif. Salah satu strategi yang bisa Anda terapkan dalam proses onboarding adalah memberikan welcoming gift berupa Pluxee eVoucher. Pluxee eVoucher bisa digunakan di lebih dari 550 merchants dan 25.600 outlets, termasuk layanan online seperti Grab dan Tokopedia sehingga karyawan baru bisa menggunakannya untuk keperluan pekerjaan mereka. Hubungi kami untuk mendapatkan voucher belanja elektronik unggulan dari Pluxee ini!