Procurement: Pengertian, Jenis, Proses, dan Bedanya dengan Purchasing

Lalu apakah sebenarnya procurement itu? Apa saja jenis dan proses dari procurement dalam sebuah perusahaan? Melalui artikel ini, Pluxee akan membahas secara lengkap seputar pengertian, jenis, dan proses procurement di sebuah perusahaan. Di sini, Anda juga akan mengetahui beberapa hal yang membedakan procurement dan purchasing. Mari kita simak bersama ulasan lengkapnya di bawah ini!

Apa Itu Procurement?

Procurement adalah pengadaan atau tindakan memperoleh barang atau jasa yang umumnya dilakukan untuk tujuan bisnis. Dalam dunia bisnis, pengadaan sering kali dikaitkan dengan perusahaan karena mereka memerlukan layanan atau barang dalam jumlah besar untuk menjalankan operasional bisnisnya.

Manajer pengadaan bertanggung jawab dalam melaksanakan proses procurement yang melibatkan analisis kebutuhan akan barang dan jasa karena keterbatasan sumber daya dan kemampuan internal perusahaan. Procurement memiliki dampak yang signifikan karena berhubungan langsung dengan kemampuan perusahaan untuk melakukan efisiensi biaya.

Selain itu, melalui kegiatan procurement yang teratur, perusahaan dapat mengevaluasi dan memastikan pencapaian tujuan bisnis mereka secara efektif dan terarah. Oleh karena itu, efisiensi bisnis menjadi tujuan utama dari proses procurement, dengan tujuan untuk mencapai keuntungan dan tujuan perusahaan yang maksimal.

Apa Saja Jenis-Jenis Procurement?

Setelah mengetahui apa itu procurement, kini kita akan mempelajari berbagai jenis dari procurement itu sendiri. Berikut adalah empat jenis procurement yang perlu Anda ketahui, yaitu:

1. Direct Procurement

Jenis procurement ini merupakan pengadaan dalam bentuk bahan mentah, peralatan mesin, atau barang yang dibeli untuk dijual kembali. Pengadaan langsung umumnya mempunyai dampak langsung terhadap performa dan profit perusahaan.

2. Indirect Procurement

Jenis pengadaan tidak langsung merupakan pengadaan dalam bentuk persediaan atau input yang tidak digunakan dalam proses produksi manufaktur tetapi diperlukan untuk operasional sehari-hari. Produksi ini biasanya berupa ATK atau alat tulis kantor, layanan marketing (pemasaran), atau utilitas.

3. Goods Procurement

Goods procurement merujuk pada proses pengadaan barang fisik yang berperan sebagai inventaris. Pengadaan ini dapat termasuk dalam kategori pengadaan langsung atau tidak langsung. Contoh-contoh pengadaan barang serupa dengan yang telah dijelaskan sebelumnya meliputi bahan mentah, barang grosir, dan peralatan kantor.

4. Service Procurement

Pengadaan jasa atau services procurement, merupakan jenis proses pengadaan layanan atau services yang melibatkan Sumber Daya Manusia di dalam suatu organisasi atau perusahaan. Contoh dari pengadaan ini berupa pengadaan layanan konsultan, agensi, atau layanan pemeliharaan utilitas perusahaan (maintenance).

Bagaimana Proses Procurement?

Menurut Sutedi seperti yang dilansir dari repository.unpas.ac.id, proses procurement dimulai dari transaksi pembelian barang di pasar secara langsung. Kemudian, transaksi ini berkembang menjadi pembelian rutin dengan membuat dokumen yang bertujuan untuk mempertanggungjawabkan antara penjual dan pembeli. Pada akhirnya proses pengadaan ini akan dilakukan dengan melalui proses pelelangan.

Adapun dalam proses procurement terdapat sembilan tahapan yang harus dilalui, antara lain sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi Barang atau Jasa

Perusahaan harus mengidentifikasi terlebih dahulu barang atau jasa apa yang dibutuhkan perusahaan yang tidak bisa dipenuhi sendiri, sehingga membutuhkan bantuan dari pihak ketiga atau vendor. Identifikasi juga dilakukan terhadap jumlah atau besaran pengadaan yang diperlukan.

2. Mengajukan Permintaan Pembelian

Setelah mendata berapa jumlah barang atau nilai jasa yang diperlukan, perusahaan selanjutkan akan mengajukan permintaan pembelian kepada pihak ketiga. Proses ini biasanya dikenal dengan istilah purchase requisition. Permintaan pembelian ini wajib disetujui oleh manajer departemen yang berkaitan secara langsung bersama dengan tim keuangan dan staf pembelian.

3. Memilih Vendor yang Tepat melalui Assessment

Setelah permintaan pembelian diajukan, umumnya akan ada beberapa vendor yang mengajukan penawaran kepada perusahaan terkait produk atau jasa apa saja yang mereka miliki. Perusahaan dapat memilih satu atau beberapa vendor sesuai dengan kebutuhan perusahaan melalui proses penilaian atau assessment.

4. Negosiasi

Langkah selanjutnya, perusahaan dapat melakukan negosiasi harga dan kesepakatan kerja sama dengan beberapa kandidat vendor. Jika telah terjadi kesepakatan, pastikan harga dan kerja sama yang telah disepakati tersebut sudah tercatat di dalam dokumen resmi.

5. Memesan Barang atau Jasa

Setelah negosiasi berhasil dilakukan, perusahaan dapat mulai membuat pesanan barang atau jasa kepada vendor yang dipilih. Dokumen ini biasanya disebut dengan istilah Purchase Order (PO). Purchase Order harus disusun secara rinci. Data yang ditulis berupa barang atau jasa yang harus dipenuhi oleh vendor.

6. Menerima dan Mengevaluasi Barang atau Jasa

Vendor akan menyediakan barang atau jasa dan mengirimkannya kepada perusahaan terkait. Lalu, pihak perusahaan akan mengecek, apakah barang dan jasa tersebut sudah sesuai dengan pesanan. Perusahaan juga harus memeriksa apakah terdapat kerusakan, kekeliruan, dan permasalahan lainnya.

7. Lakukan Three-Way Matching

Selain melakukan pengecekan secara fisik, perusahaan akan melakukan three-way matching. Metode ini adalah penyesuaian dokumen purchase order, order receipt atau packing list, dan invoice. Metode tersebut dilakukan dengan tujuan untuk memastikan tidak ada dokumen yang keliru sebelum perusahaan melunasi pembayaran.

8. Menyetujui Invoice dari Vendor dan Melakukan Pelunasan

Setelah melalui proses three-way matching, perusahaan dapat menyetujui invoice dan langsung melunasi pembayaran kepada vendor (atau sesuai dengan kesepakatan waktu yang sudah ditentukan antara kedua belah pihak). Upayakan pembayaran tersebut dilakukan secara tepat waktu. Hindari keterlambatan untuk menjaga hubungan baik dengan vendor.

9. Pencatatan

Proses pengadaan akan dinyatakan telah selesai jika sudah memasuki tahap pencatatan atau record keeping oleh pihak perusahaan. Proses ini bertujuan untuk membantu perusahaan dalam mengajukan procurement di lain waktu. Selain itu, hasil dari proses pencatatan dapat menjadi bukti untuk proses auditing nantinya.

Apa Saja Perbedaan dari Procurement dan Purchasing?

Procurement dan purchasing sejatinya adalah dua istilah yang saling berkaitan. Procurement merupakan proses pengadaan barang dan jasa dari vendor atau pihak ketiga. Sedangkan purchasing merupakan serangkaian proses yang harus dilakukan untuk membeli barang dan jasa. Meskipun memiliki pengertian yang mirip, tetapi keduanya memiliki fungsi dan metode yang berbeda.

Adapun beberapa perbedaan signifikan antara procurement dan purchasing dapat dilihat dalam beberapa segi, antara lain sebagai berikut:

1. Tujuan Akhir

Perbedaan antara procurement dan purchasing yang paling jelas ada pada tujuan akhirnya. Procurement bertujuan untuk mengidentifikasi dan memenuhi kebutuhan perusahaan. Di sisi lain, purchasing bertujuan untuk langsung membeli barang dan jasa untuk perusahaan.

2. Cara Menilai Barang atau Jasa

Proses procurement dan purchasing dapat dibedakan dari bagaimana cara mereka memandang barang dan jasa. Tim procurement lebih mengutamakan kualitas dan nilai barang atau jasa dibandingkan dengan harganya. Sementara itu, tim purchasing lebih fokus pada harga dibanding kualitas produk yang dipesan. Dalam purchasing, selama spesifikasi dasar barang dan jasa sesuai dengan kebutuhan, faktor-faktor non-esensial seperti nama besar brand akan dikesampingkan.

3. Kapan Kedua Proses Tersebut Bekerja

Proses procurement dapat mulai bekerja dari proses awal sampai akhir. Tim procurement bertugas untuk memantau semua proses pengadaan untuk memperoleh semua barang dan jasa yang dibutuhkan. Proses purchasing hanya dilibatkan saat terjadinya transaksi pembelian dan pembayaran barang dan jasa saja.

Perbedaan procurement dan purchasing juga dapat dilihat dari tugas dan keterlibatannya. Procurement mulai bekerja dari pengenalan kebutuhan perusahaan, melakukan proses pengadaan, membuat dan menutup kontrak pembelian dan melakukan pencatatan. Berbeda halnya dengan proses purchasing yang hanya terjadi pada saat pemesanan, pengiriman, dan pembayaran saja.

4. Hubungan dengan Vendor

Dalam upaya menjaga hubungan baik dengan vendor barang atau jasa, procurement lebih fokus untuk membangun hubungan jangka panjang. Melalui hubungan baik ini, vendor diharapkan dapat membuat harga barang dan jasa lebih murah atau perusahaan mendapat keringanan dalam pelunasan dalam jangka yang lebih panjang.

Berbeda dengan procurement, purchasing berfokus pada hubungan jangka pendek. Tim purchasing hanya melakukan transaksi saja tanpa memedulikan pengembangan hubungan jangka panjang dengan vendor. Jadi, hubungan tim purchasing dengan vendor hanya sebatas transaksional, atau terjadi saat pembelian saja.

Pemilik bisnis harus memahami pengadaan atau procurement di perusahaan mereka karena proses ini dapat menjadi bagian penting dari strategi bisnis. Pemilik bisnis yang memahami pengadaan akan dapat mengidentifikasi peluang pengadaan yang menguntungkan, mengembangkan hubungan jangka panjang dengan pemasok strategis, dan mengoptimalkan nilai yang diperoleh dari pengadaan.

Untuk lebih mempererat hubungan jangka panjang dengan vendor yang bekerja sama, Anda juga bisa memberikan voucher belanja seperti Pluxee Gift. Voucher belanja ini bisa digunakan di lebih dari 680 merchants dan 23.900 outlets yang tersebar di Indonesia. Kepuasan rekan bisnis Anda akan terjamin dengan baik karena mereka dapat menggunakan voucher Pluxee Gift ini untuk membeli berbagai keperluan dan kebutuhan. Hubungi kami segera untuk mendapatkan voucher belanja unggulan dari Pluxee.