4 Tips Memberikan Pelayanan Terbaik Kepada Pelanggan

Seperti Apa Pelayanan Pelanggan yang Baik?

Pelayanan pelanggan yang baik dapat disamakan seperti pelayanan prima atau excellent service. Instansi bisnis atau organisasi berupaya untuk memberikan pelayanan prima demi meningkatkan kepuasan pelanggan. Pelanggan yang puas dapat meningkatkan aspek lainnya dalam bisnis, terutama profit dan keuntungan.

Lantas, bagaimana ciri-ciri bisnis yang memiliki pelayanan prima?

• Karyawan mampu bersikap profesional terutama saat berhadapan dengan pelanggan.
• Ada sarana dan prasarana yang mendukung kelancaran distribusi produk kepada pelanggan.
• Bisnis bertanggung jawab kepada setiap pelanggan sampai mereka selesai melakukan pembelian.
• Bisnis mampu melayani pelanggan dengan tepat dan cepat jika dibandingkan dengan kompetitor.
• Karyawan mampu berkomunikasi dengan jelas serta menangkap keinginan dan kebutuhan pelanggan.
• Karyawan memiliki pengetahuan yang baik tentang produk dan bisnisnya.
• Karyawan mampu memberikan kepercayaan kepada pelanggan sampai mereka yakin dengan bisnis.

Bagaimana Cara untuk Menghadirkan Pelayanan Terbaik dalam Bisnis?

Pelayanan terbaik dimulai dari sikap dan perilaku karyawan, khususnya yang langsung berkomunikasi dengan pelanggan. Anda dapat menerapkan cara di bawah ini untuk menghadirkan pelayanan prima dalam bisnis.

1. Bersikap Ramah

Sikap ramah merupakan kunci untuk memenangkan hati pelanggan. Keramahan ini tidak sekadar ditunjukkan melalui sapaan, tetapi ketika pelanggan mengajukan komplain terhadap bisnis.

2. Responsif dan Reaktif

Pelanggan pasti mencari karyawan yang siap sedia ketika terjadi masalah. Karyawan harus langsung melayani pelanggan yang bermasalah tanpa menunda lebih lama lagi. Pelayanan makin lancar jika Anda menyediakan karyawan yang cukup untuk melayani pelanggan.

3. Penampilan Rapi

Karyawan merupakan representasi bisnis, jadi Anda wajib memperhatikan penampilan mereka. Pastikan mereka berpakaian rapi sesuai Standar Operasional Prosedur (SOP) yang diterapkan. Contohnya, berseragam rapi, rambut tidak awut-awutan, dan sebagainya.

4. Keterbukaan

Kegiatan operasional bisnis tidak jarang mengalami hambatan sehingga memengaruhi kepuasan pelanggan. Anda harus mencoba untuk terbuka dan menjelaskan masalah yang dialami oleh bisnis kepada pelanggan supaya mereka mengetahui akar masalahnya.

Langkah-Langkah Membangun Pelayanan Pelanggan yang Baik

Sama seperti aspek bisnis lainnya, pelayanan harus dibangun sehingga membawa kesan baik bagi pelanggan. Karyawan pun perlu dilatih agar mereka bisa memberikan pelayanan yang baik. Bagaimana cara melatih karyawan? Ikuti empat langkah di bawah ini.

1. Berikan Edukasi tentang SOP dan Metrik Performa

Metrik performa diperlukan supaya karyawan Anda bisa memberikan pelayanan pelanggan sesuai indikator yang diharapkan. Selain metrik, ajarkan pula SOP atau kebijakan pelayanan supaya karyawan dapat melayani pelanggan dengan lebih maksimal. SOP ini harus ditulis jelas sehingga karyawan terus mengingatnya.

2. Ajari Bahwa Setiap Pelanggan Itu Berbeda

Pelanggan yang datang dan pergi tentu memiliki kepribadian, sikap, dan perilaku yang berbeda. Anda harus memberikan pemahaman tersebut kepada karyawan serta cara terbaik untuk menangani pelanggan yang berbeda agar tidak terjadi miskomunikasi.

3. Melatih Komunikasi Efektif

Langkah ini paling penting dan wajib untuk diajarkan. Komunikasi efektif tidak hanya terjadi secara verbal, tetapi melalui nonverbal pula. Oleh karena itu, ajar mereka untuk memperhatikan penampilan, postur tubuh, gerakan nonverbal, dan sebagainya.

4. Praktikkan Hasil Pelatihan

Pelatihan karyawan makin lengkap apabila dipraktikkan. Berikan ruang gerak kepada karyawan agar mereka bisa melayani konsumen sesuai hal yang telah diajarkan. Karyawan pun dapat berpikir kritis dan mencari solusi yang tepat saat mereka berhadapan dengan masalah yang tak diperkirakan sebelumnya.

Strategi Memberikan Pelayanan Kepada Pelanggan yang Baik

Selain melatih karyawan, ajarkan pula strategi menghadapi pelanggan ketika berada di situasi yang bermasalah. Berikut ini beberapa strategi yang dapat diterapkan dalam menangani pelanggan.

1. Pahami Masalah dan Dampaknya

Mulailah dengan memahami besarnya masalah yang dihadapi pelanggan serta dampaknya. Contohnya, pelanggan bermasalah dengan produk perawatan wajah sehingga menimbulkan alergi. Anda harus memprioritaskan masalah tersebut untuk diselesaikan segera agar masalahnya tidak berkembang menjadi lebih serius.

2. Jangan Menunda Memberikan Solusi

Komplain atau keluhan yang diajukan harus segera diselesaikan. Apabila karyawan terbatas, Anda dapat menyampaikan pesan otomatis di e-mail atau media sosial bahwa masalah pelanggan langsung diselesaikan. Pelanggan akan sedikit tenang dan menunggu sampai dilayani.

3. Tenangkan Pelanggan yang Marah

Pelanggan mengekspresikan kemarahan lantaran Anda ingin mengakui masalah mereka. Sebelum menyampaikan solusi, tenangkan dahulu pelanggan yang marah dengan kalimat-kalimat yang menenangkan. Berikan juga empati bahwa Anda mengerti masalah mereka dan berniat untuk menyelesaikannya sampai tuntas.

4. Berhati-hati dalam Berkomunikasi

Terkadang ada pula pelanggan yang sekadar menyampaikan komplain untuk mencari ‘masalah’ dengan bisnis Anda, bukan murni ingin mencari solusi. Anda harus meneliti setiap komplain dan gaya bicara pelanggan serta mengetahui motifnya. Kalaupun mereka ingin menyerang bisnis Anda, tetaplah memberi respons yang positif dan baik.

Tips Memberikan Pelayanan Kepada Pelanggan yang Baik

Selain strategi, Anda pun perlu mengetahui tips penting dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan. Terapkan tips di bawah ini ketika Anda hendak melayani pelanggan.

1. Sapa Pelanggan secara Bersahabat

Sapaan yang bersahabat tidak hanya dilihat dari tutur kata. Lakukan pula kontak mata dan berikan senyuman kepada pelanggan. Namun, jangan menyapa terlalu banyak supaya pelanggan dapat menyampaikan keluhan.

2. Selalu Hadir untuk Menyelesaikan Masalah Pelanggan

Hindari menanyakan tentang masalah yang dialami kepada pelanggan terus-menerus karena mereka tidak akan nyaman. Sebaliknya, Anda harus muncul ketika pelanggan ingin meminta bantuan atau menyampaikan komplain.

3. Langsung Tangani Masalah Pelanggan

Penanganan masalah pelanggan dimulai dari aktif mendengarkan komplain mereka. Buktikan bahwa Anda menyimak keluhan mereka dengan anggukan, kontak mata, atau menulis di catatan. Lalu, tawarkan saran dan solusi yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut.

4. Tetap Ceria, Hormat, dan Sopan selama Berinteraksi

Buat pelanggan merasa nyaman dengan bersikap ceria selama Anda berinteraksi. Tunjukkan pula sikap sopan sesuai keadaan pelanggan. Contohnya, Anda dapat melayani pelanggan berusia muda dengan bahasa yang santai, sementara pelanggan yang lebih tua dapat dilayani menggunakan bahasa baku.

Seluruh tips dan strategi memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan di atas pasti berguna bagi bisnis Anda. Jangan lupa untuk memberikan apresiasi kepada karyawan yang berhasil meraih performa terbaik dalam melayani pelanggan.

Pilihlah Pluxee Gift, voucher belanja yang dapat digunakan untuk berbelanja di lebih dari 600 merchants dan 23.300 outlets. Karyawan Anda pasti merasa senang dengan voucher belanja ini karena usaha mereka dalam meningkatkan kepuasan pelanggan tidak sia-sia. Hubungi Pluxee segera untuk mendapatkan voucher belanja ini.